Bagi mahasiswa, dosen, peneliti, maupun akademisi, publikasi artikel ilmiah menjadi salah satu bagian penting dalam kegiatan akademik. Salah satu jalur yang banyak digunakan untuk mengirimkan artikel ilmiah adalah melalui Open Journal System atau OJS. Platform ini digunakan oleh berbagai jurnal ilmiah di Indonesia untuk mengelola proses pengiriman, pemeriksaan, review, revisi, hingga publikasi artikel. Tidak sedikit jurnal yang telah terakreditasi SINTA juga menggunakan OJS sebagai sistem pengelolaan naskah.
Memahami cara menggunakan OJS jurnal SINTA menjadi langkah penting bagi penulis yang ingin mengirimkan artikel ke jurnal terakreditasi. Kesalahan dalam memilih jurnal, membuat akun, menyiapkan dokumen, atau mengikuti prosedur submission dapat menyebabkan artikel dikembalikan bahkan sebelum masuk ke tahap review. Oleh karena itu, penulis perlu mengetahui alur pengiriman artikel melalui OJS secara menyeluruh.
Pada dasarnya, proses submit artikel melalui OJS tidak terlalu sulit apabila penulis sudah memahami setiap tahapannya. Penulis hanya perlu membuat akun pada laman OJS jurnal yang dituju, melengkapi profil, memastikan artikel sesuai dengan template dan pedoman penulis, kemudian mengunggah naskah beserta dokumen pendukung yang diminta. Setelah submission selesai, proses selanjutnya akan mengikuti kebijakan masing-masing jurnal.
Artikel ini membahas OJS Jurnal SINTA secara lengkap, mulai dari memahami fungsi OJS, memilih jurnal yang sesuai, membuat akun, mempersiapkan artikel, hingga mengirimkan naskah melalui sistem. Panduan ini dapat menjadi referensi bagi penulis yang baru pertama kali melakukan submission artikel ilmiah melalui Open Journal System.
Mengenal OJS Jurnal SINTA dan Fungsinya dalam Publikasi Ilmiah
Open Journal System atau OJS merupakan platform berbasis web yang digunakan untuk mengelola penerbitan jurnal ilmiah. Sistem ini membantu pengelola jurnal menjalankan berbagai tahapan publikasi secara terstruktur, mulai dari penerimaan naskah hingga artikel diterbitkan. Bagi penulis, OJS menjadi tempat untuk mengirimkan artikel, memantau status naskah, menerima permintaan revisi, dan berkomunikasi dengan pengelola jurnal.
Istilah OJS Jurnal SINTA umumnya merujuk pada jurnal yang menggunakan platform OJS untuk proses submission dan memiliki status akreditasi atau terindeks dalam sistem SINTA. Namun, OJS dan SINTA sebenarnya merupakan dua hal yang berbeda. OJS adalah sistem pengelolaan jurnal, sedangkan SINTA merupakan sistem informasi dan indeksasi publikasi ilmiah yang dikelola oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. Pemahaman mengenai perbedaan ini penting agar penulis tidak menganggap semua jurnal yang menggunakan OJS otomatis merupakan jurnal SINTA.
Bagi penulis yang membutuhkan publikasi pada jurnal terakreditasi, pengecekan status jurnal menjadi tahapan yang tidak boleh dilewatkan. Sebelum membuat akun OJS, penulis sebaiknya memastikan bahwa jurnal yang dituju memang sesuai dengan kebutuhan akademik dan memiliki status yang relevan. Selain melihat informasi akreditasi, penulis juga perlu memeriksa fokus dan scope jurnal, bidang keilmuan, template artikel, biaya publikasi jika ada, serta jadwal penerbitannya.
OJS memberikan kemudahan karena sebagian besar proses publikasi dilakukan melalui satu sistem. Setelah akun dibuat, penulis dapat mengirimkan naskah secara daring tanpa harus mengirimkan seluruh dokumen melalui email. Sistem juga memungkinkan penulis mengetahui perkembangan naskah, misalnya apakah artikel baru saja dikirim, sedang diperiksa oleh editor, masuk proses review, membutuhkan revisi, atau sudah diterima untuk diterbitkan.
Penggunaan OJS Jurnal SINTA juga membantu menciptakan proses publikasi yang lebih terdokumentasi. Setiap tahap submission memiliki informasi yang dapat dilihat melalui akun penulis. Meski demikian, tampilan dan alur OJS dapat berbeda antara satu jurnal dan jurnal lainnya karena pengelola dapat menggunakan versi OJS, konfigurasi, serta kebijakan yang berbeda. Karena itu, panduan pada laman jurnal tetap menjadi acuan utama ketika melakukan submission.
Baca Juga: Pendampingan Skripsi Online untuk Mengatasi Kesulitan Menyusun Bab Skripsi
Persiapan Sebelum Membuat Akun OJS Jurnal SINTA
Sebelum membuat akun pada OJS, penulis sebaiknya menentukan jurnal yang benar-benar sesuai dengan artikel. Pemilihan jurnal tidak cukup hanya berdasarkan keinginan mendapatkan publikasi pada jurnal SINTA. Artikel harus memiliki kesesuaian dengan fokus dan ruang lingkup jurnal. Misalnya, artikel mengenai pendidikan sebaiknya dikirimkan ke jurnal yang memang menerima kajian pendidikan, bukan jurnal yang fokus utamanya pada bidang teknik atau kesehatan.
Membaca author guidelines atau pedoman penulis. Bagian ini biasanya memuat ketentuan mengenai format artikel, jumlah kata, struktur naskah, gaya sitasi, jumlah referensi, format tabel dan gambar, serta dokumen yang perlu disiapkan. Pedoman tersebut perlu dibaca sebelum submission karena setiap jurnal dapat memiliki aturan yang berbeda. Artikel yang secara substansi bagus tetap berpotensi dikembalikan apabila formatnya tidak mengikuti ketentuan jurnal.
Penulis juga perlu memeriksa template artikel yang disediakan jurnal. Template biasanya memberikan contoh struktur dan format yang harus digunakan. Dengan mengikuti template sejak awal, penulis dapat mengurangi risiko kesalahan ketika mengunggah artikel melalui OJS. Beberapa jurnal juga meminta penulis menghilangkan identitas tertentu dari naskah untuk kebutuhan proses review anonim, sehingga penulis perlu memperhatikan instruksi khusus mengenai identitas penulis.
Selain naskah utama, siapkan pula informasi yang kemungkinan dibutuhkan ketika mengisi submission. Informasi tersebut dapat mencakup judul artikel, abstrak, kata kunci, nama lengkap penulis, afiliasi, email, ORCID jika diminta, serta daftar referensi. Penulis juga perlu memastikan seluruh nama penulis telah ditulis secara benar karena data yang dimasukkan ke dalam OJS dapat digunakan dalam metadata artikel ketika artikel diterbitkan.
Persiapan terakhir adalah memastikan file artikel dapat dibuka dengan baik dan memiliki format yang sesuai. Jika jurnal meminta dokumen tambahan seperti cover letter, pernyataan etika, conflict of interest, atau data pendukung, dokumen tersebut sebaiknya disiapkan sebelum proses submission dimulai. Persiapan yang lengkap membuat proses membuat akun dan mengirim artikel melalui OJS jurnal SINTA menjadi lebih cepat serta mengurangi kemungkinan submission tertunda.
Cara Membuat Akun pada OJS Jurnal SINTA
Setelah jurnal tujuan dipastikan sesuai, penulis dapat masuk ke laman resmi jurnal yang menggunakan OJS. Pastikan alamat situs yang digunakan merupakan laman jurnal yang benar. Penulis sebaiknya tidak langsung membuat akun sebelum memeriksa informasi jurnal karena satu artikel sebaiknya dikirimkan kepada jurnal yang benar-benar sesuai dengan bidang penelitian dan ketentuannya.
Pada halaman utama OJS biasanya terdapat menu Register, Daftar, atau Create Account. Nama menu dapat berbeda tergantung versi OJS dan konfigurasi jurnal. Pilih menu tersebut untuk memulai pendaftaran akun. Selanjutnya, sistem akan menampilkan formulir yang harus diisi oleh calon pengguna.
Beberapa informasi yang umumnya diminta dalam proses registrasi antara lain:
- Nama depan dan nama belakang.
- Institusi atau afiliasi.
- Negara.
- Alamat email aktif.
- Username.
- Password.
- Nomor telepon jika diwajibkan.
- Data profil akademik tertentu jika diminta.
- Persetujuan terhadap kebijakan jurnal.
Pastikan alamat email yang digunakan masih aktif. Email tersebut dapat digunakan untuk menerima pemberitahuan terkait submission, revisi, keputusan editor, maupun informasi lain dari jurnal. Hindari menggunakan data yang tidak sesuai karena profil OJS sebaiknya merepresentasikan identitas akademik penulis secara akurat.
Setelah seluruh kolom selesai diisi, periksa kembali data sebelum menekan tombol pendaftaran. Kesalahan kecil pada nama, email, atau afiliasi dapat menimbulkan masalah pada metadata artikel. Apabila jurnal menyediakan pilihan untuk mendaftarkan diri sebagai Author, pastikan peran tersebut dipilih agar akun dapat digunakan untuk melakukan submission.
Pada beberapa instalasi OJS, pengguna mungkin diminta melakukan verifikasi email. Jika email verifikasi tersedia, ikuti instruksi yang diberikan oleh sistem. Setelah akun aktif, penulis dapat masuk menggunakan username atau email dan password yang telah didaftarkan.
Perlu diperhatikan bahwa membuat akun OJS tidak berarti artikel langsung terdaftar sebagai artikel jurnal SINTA. Akun hanya memberikan akses kepada penulis untuk menggunakan sistem pengelolaan jurnal. Status artikel tetap bergantung pada proses editorial, review, keputusan penerimaan, dan publikasi oleh jurnal yang dituju.
Cara Mengirim Artikel melalui OJS Jurnal SINTA
Setelah berhasil masuk ke akun, penulis dapat memulai proses submission. Pada dashboard OJS biasanya tersedia tombol New Submission, Make a Submission, atau menu serupa. Pilih menu tersebut untuk membuka formulir pengiriman artikel.
Tahap awal submission biasanya berisi checklist persyaratan jurnal. Penulis perlu membaca dan mencentang pernyataan yang menunjukkan bahwa artikel telah memenuhi ketentuan. Checklist dapat berkaitan dengan orisinalitas naskah, format file, referensi, etika publikasi, serta kesesuaian dengan pedoman jurnal.
Setelah checklist selesai, penulis dapat melanjutkan ke tahap berikutnya untuk mengunggah naskah. Pilih jenis komponen yang sesuai, kemudian upload file artikel dari perangkat. Pastikan file yang diunggah merupakan versi terbaru dan sudah melalui pemeriksaan akhir.
Beberapa hal yang perlu diperiksa sebelum mengunggah artikel adalah:
- Judul artikel sudah sesuai dengan naskah.
- Nama seluruh penulis sudah benar.
- Afiliasi penulis sudah diperiksa.
- Abstrak sudah mengikuti ketentuan jurnal.
- Kata kunci sudah relevan.
- Referensi telah menggunakan gaya sitasi yang diminta.
- File artikel dapat dibuka tanpa kerusakan.
- Template jurnal telah digunakan.
- Dokumen tambahan sudah tersedia jika diperlukan.
Setelah file berhasil diunggah, OJS biasanya meminta penulis memasukkan metadata artikel. Metadata merupakan informasi yang membantu sistem dan mesin indeks mengenali artikel. Data tersebut dapat mencakup judul, abstrak, kata kunci, bahasa naskah, nama penulis, afiliasi, serta informasi referensi tertentu.
Pengisian metadata harus dilakukan secara teliti. Jangan hanya menyalin data secara terburu-buru karena kesalahan metadata dapat memengaruhi informasi artikel ketika nantinya diterbitkan. Pastikan urutan penulis juga sesuai dengan artikel dan kesepakatan seluruh tim penulis.
Pada tahap selanjutnya, sistem dapat meminta file tambahan. Jika jurnal hanya meminta artikel utama, penulis tidak perlu mengunggah dokumen yang tidak diminta. Namun, jika terdapat permintaan seperti supplementary file, cover letter, atau dokumen pendukung lainnya, ikuti instruksi yang diberikan oleh jurnal.
Setelah semua komponen selesai, periksa kembali seluruh submission sebelum mengirimkannya. Tahap terakhir biasanya meminta penulis melakukan konfirmasi pengiriman. Setelah tombol Finish Submission atau tombol konfirmasi serupa dipilih, artikel akan masuk ke sistem jurnal dan dapat diproses oleh editor.
Status submission kemudian dapat dipantau melalui dashboard akun. Penulis sebaiknya tidak langsung mengirimkan artikel yang sama ke jurnal lain ketika artikel masih berada dalam proses editorial, kecuali terdapat kondisi dan kebijakan yang memperbolehkannya. Pengiriman ganda pada waktu bersamaan dapat bertentangan dengan etika publikasi ilmiah.
Tahapan Setelah Artikel Dikirim melalui OJS Jurnal SINTA
Setelah artikel berhasil dikirim melalui OJS, penulis masih perlu mengikuti proses editorial yang dilakukan oleh jurnal. Submission yang berhasil dikirim belum berarti artikel langsung diterima atau diterbitkan. Editor akan memeriksa kelengkapan naskah, kesesuaian dengan fokus jurnal, format penulisan, serta berbagai persyaratan awal sebelum artikel diteruskan ke tahap berikutnya.
Penulis dapat memantau perkembangan artikel melalui dashboard OJS. Setiap jurnal mungkin menggunakan istilah status yang berbeda, tetapi secara umum penulis akan menemukan tahapan seperti submission, review, revision, copyediting, production, hingga publication. Karena proses setiap jurnal berbeda, penulis sebaiknya memahami arti status yang muncul dan memperhatikan pemberitahuan yang dikirimkan melalui sistem atau email.
Salah satu tahap penting adalah proses review. Apabila artikel masuk ke peer review, naskah akan dinilai berdasarkan aspek akademik dan substansi penelitian. Reviewer dapat memberikan komentar mengenai metode, pembahasan, referensi, struktur tulisan, kebaruan penelitian, maupun aspek lain yang berkaitan dengan kualitas artikel. Penulis perlu membaca setiap komentar dengan teliti dan memberikan revisi sesuai arahan editor serta reviewer.
Jika artikel mendapatkan permintaan revisi, penulis tidak perlu menganggapnya sebagai tanda bahwa artikel ditolak. Revisi merupakan bagian umum dari proses publikasi ilmiah. Penulis perlu memperbaiki naskah berdasarkan komentar yang diberikan, kemudian mengunggah versi revisi melalui OJS sesuai instruksi. Pada tahap ini, penting untuk memastikan bahwa seluruh perubahan telah dilakukan dan dokumen yang dikirim merupakan versi terbaru.
Setelah revisi selesai, editor akan kembali mengevaluasi artikel. Hasil akhirnya dapat berupa diterima, diminta revisi kembali, atau ditolak. Jika artikel diterima, naskah dapat masuk ke tahap copyediting dan production sebelum akhirnya diterbitkan. Oleh sebab itu, menggunakan OJS Jurnal SINTA bukan hanya berkaitan dengan cara membuat akun dan mengunggah artikel, tetapi juga memahami seluruh alur setelah submission.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Submit Artikel melalui OJS
Walaupun proses submission melalui OJS relatif sistematis, penulis pemula masih sering mengalami kesalahan teknis maupun administratif. Kesalahan tersebut dapat membuat artikel dikembalikan oleh editor atau menyebabkan proses pemeriksaan menjadi lebih lama. Salah satu kesalahan paling umum adalah mengirimkan artikel tanpa membaca pedoman penulis.
Memilih jurnal hanya berdasarkan status SINTA tanpa mempertimbangkan scope. Status akreditasi memang dapat menjadi salah satu pertimbangan, tetapi kesesuaian topik artikel tetap sangat penting. Artikel yang tidak sesuai dengan fokus jurnal dapat ditolak pada tahap awal meskipun secara umum memiliki kualitas yang baik.
Penulis juga sering kurang teliti ketika mengisi metadata. Judul artikel, nama penulis, afiliasi, abstrak, dan kata kunci harus ditulis dengan benar. Kesalahan metadata dapat menimbulkan masalah ketika artikel masuk ke tahap publikasi karena data tersebut dapat digunakan dalam informasi bibliografis artikel.
Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain:
- Tidak menggunakan template jurnal.
- Tidak mengikuti format sitasi yang ditentukan.
- Mengunggah file artikel yang salah.
- Lupa mengunggah dokumen pendukung.
- Memasukkan nama penulis secara tidak lengkap.
- Tidak mencantumkan afiliasi dengan benar.
- Mengabaikan checklist submission.
- Tidak memeriksa kembali metadata.
- Mengirim artikel yang sama ke beberapa jurnal secara bersamaan.
- Tidak merespons permintaan revisi dalam batas waktu yang diberikan.
Selain kesalahan teknis, penulis juga perlu memperhatikan etika publikasi. Artikel yang dikirim harus merupakan karya yang layak dipublikasikan dan tidak sedang diproses secara bersamaan oleh jurnal lain. Penulis juga harus memastikan bahwa penggunaan sumber, data, gambar, dan referensi dilakukan secara bertanggung jawab.
Tips agar Submission OJS Jurnal SINTA Berjalan Lancar
Agar proses pengiriman artikel berjalan lebih efisien, penulis sebaiknya membuat checklist pribadi sebelum menekan tombol final submission. Checklist sederhana dapat membantu menemukan kesalahan yang mungkin terlewat ketika penulis terlalu fokus pada isi penelitian.
Sebelum submit, lakukan beberapa pemeriksaan berikut:
- Periksa scope jurnal
Pastikan topik penelitian benar-benar sesuai dengan bidang yang diterima jurnal. - Baca author guidelines
Periksa ketentuan jumlah kata, format artikel, struktur naskah, referensi, dan dokumen tambahan. - Gunakan template jurnal
Sesuaikan judul, heading, tabel, gambar, abstrak, dan elemen lainnya dengan format yang telah ditentukan. - Periksa metadata
Pastikan nama penulis, afiliasi, judul, abstrak, dan kata kunci telah diisi secara akurat. - Periksa dokumen submission
Pastikan seluruh file yang diwajibkan sudah tersedia dan merupakan versi terbaru. - Periksa referensi
Pastikan referensi yang digunakan relevan, konsisten, dan mengikuti gaya sitasi jurnal. - Simpan bukti submission
Setelah artikel berhasil dikirim, simpan informasi submission dan pemberitahuan dari OJS sebagai dokumentasi. - Pantau dashboard secara berkala
Periksa akun OJS dan email untuk mengetahui jika editor memberikan pesan atau meminta revisi. - Respons revisi dengan sistematis
Jika reviewer memberikan komentar, jawab setiap poin secara jelas dan lakukan perubahan yang diperlukan. - Hindari submission ganda
Jangan mengirim artikel yang sama ke beberapa jurnal secara bersamaan tanpa alasan dan prosedur yang sesuai.
Perbedaan OJS, Jurnal, dan SINTA yang Perlu Dipahami
Banyak penulis pemula masih mencampuradukkan istilah OJS, jurnal, dan SINTA. Padahal ketiganya memiliki fungsi yang berbeda. OJS merupakan perangkat lunak atau sistem yang digunakan untuk mengelola proses penerbitan jurnal secara daring. Jurnal adalah publikasi ilmiah yang diterbitkan secara berkala oleh institusi, asosiasi, perguruan tinggi, atau organisasi tertentu. Sementara itu, SINTA merupakan sistem yang berkaitan dengan informasi dan kinerja publikasi ilmiah di Indonesia.
Karena itu, keberadaan OJS pada sebuah laman tidak otomatis menunjukkan bahwa jurnal tersebut telah terakreditasi SINTA. Penulis tetap perlu melakukan verifikasi status jurnal melalui sumber resmi dan memeriksa informasi akreditasi yang berlaku. Hal ini sangat penting bagi mahasiswa atau akademisi yang memiliki persyaratan publikasi tertentu untuk kelulusan, kenaikan jabatan akademik, atau kebutuhan lainnya.
Memahami perbedaan tersebut akan membantu penulis membuat keputusan yang lebih tepat. Ketika mencari OJS Jurnal SINTA, fokus pencarian sebaiknya tidak berhenti pada tampilan website jurnal. Periksa status jurnal, bidang keilmuan, penerbit, kebijakan publikasi, dan kesesuaian artikel. Dengan demikian, proses submission dapat dilakukan dengan lebih terarah.
Baca Juga: Cara Submit Jurnal SINTA: Panduan dari Registrasi hingga Artikel Dikirim
Kesimpulan
OJS Jurnal SINTA menjadi bagian penting dalam proses pengiriman artikel ilmiah pada banyak jurnal di Indonesia. OJS berfungsi sebagai sistem untuk mengelola submission dan proses editorial, sedangkan SINTA berkaitan dengan sistem informasi dan indeksasi publikasi ilmiah. Oleh karena itu, penulis perlu memahami bahwa penggunaan OJS tidak otomatis berarti sebuah jurnal telah berstatus SINTA.
Proses mengirim artikel melalui OJS dimulai dari memilih jurnal yang sesuai, memeriksa status dan scope jurnal, membaca author guidelines, menyiapkan artikel serta dokumen pendukung, kemudian membuat akun. Setelah akun aktif, penulis dapat melakukan submission dengan mengisi checklist, mengunggah artikel, memasukkan metadata, mengunggah dokumen tambahan jika diperlukan, dan melakukan konfirmasi pengiriman. Setelah itu, artikel dapat dipantau melalui dashboard sampai memasuki proses review, revisi, keputusan editor, hingga publikasi.
Bagi mahasiswa dan akademisi yang baru menggunakan OJS, ketelitian menjadi kunci utama. Jangan hanya berfokus pada cara mengunggah artikel, tetapi pahami pula persyaratan jurnal, etika publikasi, pengisian metadata, proses review, serta mekanisme revisi. Dengan persiapan yang baik, penggunaan OJS Jurnal SINTA dapat menjadi lebih mudah dan terarah. Bagi mahasiswa yang sedang menyelesaikan berbagai kebutuhan akademik menuju kelulusan, Klik Wisuda juga dapat menjadi salah satu referensi pendukung dalam mempersiapkan proses akademik secara lebih terencana. Jika kamu membutuhkan bantuan dalam proses revisi, pengecekan tata bahasa akademik, proofreading, atau pendampingan penyusunan skripsi, Hubungi Admin Klik Wisuda